Tudtad, hogy az üzleti vezetők legköltségesebb mulasztását a munkaerő-tervezés hiánya jelenti a gazdasági szervezetekben? A folyamatos eltérés a munkavállalók üzleti növekedéshez szükséges képessége és tényleges képessége között éves szinten milliárdos üzleti károkat okoz.

Úszás az árral

Hadd idézzem Yogi Berra-t, aki szerint “Terv nélkül még a legzseniálisabb vállalkozás is elbukhat.” Ez különösen igaz most, amikor a recesszió vörös fényei folyamatosan villognak. A nemzetközi gazdasági elemzések arra figyelmeztetnek bennünket, hogy Európában az energiahiány és a tartósan megemelkedett infláció következtében recesszióra számíthatunk legalább 2024-ig.

Pár nappal ezelőtt olvastam Hűvös Ágnes (SME üzleti tanácsadó, Karson Consulting) posztját a LinkedIn-n, amelyben az üzleti tervezés fontosságáról, illetve annak hiányáról így ír: “A magyar nano- mikro- és kkv pedig úszik az árral, 2020 tavasza óta, mint a dinnyehéj.” Ő is kiemeli a HR stratégia (kit tartsak meg, kit nem) szükségességét.

Azért fogtam tollat, hogy megosszam, miért tartom alapvető fontosságúnak az átgondolt munkaerő-tervezést recesszió idején is.

Reziliencia a Recesszióban

A munkaerő-tervezés nem csupán a HR, hanem a teljes vállalatvezetés feladata és felelőssége, különösen a jelenlegi kiélezett munkaerőpiaci feltételek mellett.

A munkaerő terv 8 munkaerő tervezési dimenzió (üzleti stratégia, struktúra, méret, létszám, készségek, idő, hely, költségek) mentén történik.

#1 Üzleti stratégia: A munkaerő tervezésének kiindulópontja a vállalat üzleti céljainak és szükségleteinek megfogalmazása.

A vállalat vezetői együttesen döntenek arról, hogy vállalat milyen piaci szegmensben, milyen célok mentén, és hogyan akar versenyezni (abban is, hogy miben nem akar versenyezni!), és együttesen fogalmazzák meg a vállalat kulcsfontosságú kihívásait és lehetőségeit, amelyek egyértelműen hatással vannak a vállalat szervezeti felépítésére és működésére.

A döntésben a HR területre is jelentős felelősség hárul. Egyrészt követi a külső gazdasági visszaesésre utaló munkaerőpiaci jeleket (pl. alkalmazottak felvételének lassulása, létszámstop, bérek befagyasztása, leépítések) és ezek üzletre gyakorolt várható következményeit, hatásait megossza a felsővezetéssel. Másrészt megérti a belső gazdasági visszaesésre utaló jeleket (pl. termelési- és értékesítési előrejelzés, bevétel- és profit csökkenés, pénzügyi megszorítások), amelyek kritikus inputot jelentenek a munkaerő-tervezésben. 

#2 Struktúra és #3 méret: Az üzleti irányok világos megfogalmazását az ahhoz passzoló szervezeti struktúra és méret kialakítása követi.

Sokszor meglepődöm azon, hogy milyen sok vállalat gondolkodik fordítva; először megtervezik a szervezet struktúráját és méretét, majd ehhez illesztik az üzleti célokat és a működést. Ez a perspektíva nem támogatja sem az üzleti növekedést, sem az innovációt, sem pedig az agilis üzleti operációt.

#4 Létszám, #5 Hely, #6 Idő: A tervezés következő lépése a vállalat jövőbeli munkaerő igényének átgondolása és meghatározása.

Ebben a fázisban azt kell átgondolni, hogy mennyi ember, milyen helyekre és mikorra szükséges, és ennek megfelelően mikor és milyen mértékű létszám növekedéssel, csökkenéssel (távozás, felmondás, leépítés), létszám összetétellel és költséggel kell számolni a különböző üzleti területeken.

A szükséges létszám meghatározása egy közelgő recesszióban, létszámcsökkentés esetén rendkívül kényes téma, amely nagyfokú körültekintést és rugalmasságot követel meg a tervezésben rövid- és hosszú távon egyaránt. A HR területen dolgozó szakemberek a vezetőkkel karöltve a következő opciókban gondolkodhatnak: az elvárásoknak nem megfelelően teljesítők elbocsátása; azon konkrét pozíciók és üzleti egységeket azonosítása, ahol munkaerő többlet van; a távozók automatikus pótlása helyett a megüresedett létszám átirányítása más, nagyobb jövedelmezőségű üzleti területre; a mobilizálható dolgozók (más üzleti/földrajzi területre átirányítható) rugalmasabb használata. Különösen hasznosnak bizonyulnak a “mi lenne, ha…” forgatókönyvek szimulációja, vagyis ha a kulcsfontosságú vezetők a HR szakemberek segítségével „ha, akkor” terveket készítenek a visszaesés következtében fellépő létszámproblémák kezelésére. Értékes lehet a céges alumni fenntartása is, hiszen a fair módon való elválás során a jó szájízzel távozó kollégák a recesszió végével akár vissza is térhetnek a vállalathoz.

#7 Képességek és készségek: Az üzleti növekedéshez szükséges kritikus képességek és készségek meghatározása, azok szervezeti jelenlétének feltérképezése, felmérése, és igény esetén fejlesztési terv készítése.

Amennyiben ez nem történik meg, úgy a munkavállalók üzleti növekedéshez szükséges képessége és tényleges képessége közötti eltérés miatt a vállalat nem tudja üzleti lehetőségeit teljes mértékben kihasználni.

Itt is nagy jelentőséggel bír a vezetők és a HR munkatársak együttműködése, mivel az iparági trendeket és változásokat a vezetők ismerik teljes mélységében, valamint ők tudják leginkább megítélni a munkatársaik szakmai felkészültségét. Ezek az információk és a vállalat igényei együttesen határozzák meg, hogy milyen profilú szakemberekre lesz szükség a jövőben. A megfelelő emberek külső forrásokból történő bevonzásánál a HR kollégák tényekkel és adatokkal látják el a vezetőket arra vonatkozóan, hogy milyen típusú munkaerőhiány vagy/és képesség/készség deficit jelentkezik a munkaerő piacon rövid-és hosszabb távon. A HR kollégák segítenek a szervezetben dolgozók jelenlegi és jövőbeni potenciáljának felmérésében, a hiányzó képességek, készségek megszerzésében és pótlásában is (pl. át-és továbbképzés, kölcsönzés, duális képzés, a vezetők mentorként is közreműködhetnek!). Még a recesszióban is érdemes megfontolni, hogy az önkéntes távozók pozícióit betöltik-e, és ha igen, akkor ugyanolyan szakemberekkel (sajnos rutin!) vagy új tudással, készségekkel rendelkezőkkel (minőségi csere). Ésszerű új munkaerő források után is nézni (vállalkozók, szabadfoglalkozásúak körében) a tervezhetőség, a költséghatékonyság és a versenyképesség érdekében. Nem szabad megfeledkezni az alkalmazotti megtartási tervek, a termelékenység javítására vonatkozó tervek és a gyors helyreállítási tervek kidolgozásáról sem. 

#8 Költségek: A munkaerőterv anyagi részének a kalkulációja, a kívánt befektetések priorizálása és a végső döntéshozatal.

A munkaerő-tervezés ma már nem egy éves, hanem az év során ciklikusan ismétlődő folyamat, amelyben a környezeti és az üzleti változásokhoz történő rugalmas alkalmazkodás főszerepet kap. A pályázók és munkatársak igényeinek állandó változása miatt a vállalat kénytelen időről időre felmérni belső és külső ajánlatainak piacképességét és a személyi költségek üzleti megtérülését.

Milliárdos üzleti károk

A munkaerő-tervezés tagadhatatlanul munka-és időigényes, de mindez eltörpül annak a kárnak a mértékéhez képest, amit ennek a hiánya tud okozni.

Amennyiben a munkaerőterv toborzási, megtartási, fejlesztési, belső mozgási, munkavállaló felszabadítási és előrejelzési elemei nem alkotnak összefüggő egészet a vállalat üzleti céljaival és igényeivel, úgy az alábbi gazdasági veszteségek jelentkezhetnek:

  • A vállalat bevétele csökken és elveszti a versenyelőnyét, mert nem lesz képes kielégíteni a vevői igényeket (“a megfelelő ember, a megfelelő helyen és a megfelelő időben” hiánya)
  • Zavar következik be az üzleti ciklusokban az egyenetlen létszámeloszlás, és a nem megfelelő készségekkel rendelkező alkalmazottak révén.
  • Munkaerő termelékenysége alacsonyabb lesz az optimálisnál, az innováció is erősen visszaszorul.
  • A vezetők nem lesznek időben felkészülve a közelgő és jövőbeli szakemberszükségletek kielégítésére, illetve elszalasztják azokat a tehetség bevonzási lehetőségeket, amelyek hirtelen elérhetővé válnak a piacon.
  • Munkaerő nem lesz agilis vagy alkalmazkodó, mert nem lesz képes a folyamatosan változó üzleti igények kielégítésére.

A munkaerő-tervezés egyik elsődleges célja a folyamatos versenyelőny biztosítása a szervezet számára. Ez azonban lehetetlen egyértelmű üzleti irányok definiálása nélkül.

A hiányzó üzleti irányok és az ad hoc munkaerő igények kielégítése (kivételt képez a pótlás váratlan, önkéntes távozás vagy váratlan üzleti lehetőség esetén) az aktuális munkaerőpiaci adottságok mellett azt eredményezik, hogy a HR területen dolgozó kollégák idejük legnagyobb részét nem a szervezet fejlesztésére, hanem a toborzásra kell hogy fordítsák, ami egyre gyakrabban vezet körükben frusztrációhoz és kiégéshez.

Ahogy fent is írtam, a munkaerő-tervezés nem csupán a HR, hanem a teljes vállalatvezetés feladata és felelőssége. Bátran használjuk ki ennek az eszköznek az előnyeit a recesszió idején is az üzleti teljesítőképesség növelése és az esetleges üzleti károk elkerülése érdekében.